BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER MILFORDS WAY AB

PERSONUPPGIFTSPOLICY

 1 Hur hanterar vi dina personuppgifter?

För oss på Milfords Way AB är din integritet av största vikt och det är därför väsentligt att du som hyresgäst i någon av fastigheterna vi förvaltar känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och korrekt sätt och att du är informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.

I denna personuppgiftspolicy hittar du information om hur vi samlar in och hur vi hanterar dina personuppgifter, för vilket ändamål vi hanterar personuppgifterna och hur länge vi sparar uppgifterna samt vilka rättigheter du har som registrerad hos Milfords Way AB eller hos någon av våra kunder.

2 Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt (det vill säga via annan information) kan hänföras till dig som fysisk person. De mest självklara exemplen är namn och personnummer, men även bilder, ljudupptagningar, lägenhetsnummer eller din dators IP-adress räknas som personuppgifter.

Att behandla personuppgifter innebär att en eller flera åtgärder utförs; såsom insamling, lagring, läsning, bearbetning eller överföring av uppgifterna.

3 Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?

För dig som är hyresgäst är din hyresvärd personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi har om dig och för den behandling som beskrivs nedan. Milfords Way AB är personuppgiftsbiträde de samarbetspartners vi anlitar är underbiträden. Vår hantering av personuppgifter följer gällande dataskyddslagstiftning. Har du frågor kring integritet och personuppgifter så är du alltid välkommen att kontakta Milfords Way AB, se kontaktuppgifter på vår hemsida, www.milfordsway.se.

4 Vilken information behandlar vi?

Nedan beskrivs vilka personuppgifter vi hanterar där fysiska personer förekommer i våra register samt hur vi behandlar uppgifterna.

4.1 Ekonomisk och teknisk förvaltning

Milfords Way AB erbjuder tjänster inom ekonomisk förvaltning (inklusive hyresavisering) och teknisk förvaltning (uthyrning av lägenheter och lokaler, besiktningar, felanmälningar, nyckelhanteringar med mera). Inom ramen för ett hyresförhållande är det främst personuppgifter för kontaktpersoner och hyresgäster (som är enskild firma eller privatperson) som vi behandlar för hyresvärdens räkning.Om du söker lägenhet eller lokal hos någon av våra kunder sparar vi de uppgifter du lämnar till oss i ett år. Innan vi tecknar ett hyresavtal inhämtar vi även en kreditupplysning för att säkerställa att det finns ekonomiska förutsättningar att erlägga hyra för lokalen/lägenheten.

I dessa situationer hanteras bland annat följande personuppgifter om hyresgästen, eller kontaktperson till hyresgästen.

• Namn
• Personnummer
• Adress, e-postadress, telefonnummer
• Faktureringsuppgifter
• Uppgifter om lokalen

4.2 Leverantörer och samarbetspartners

Milfords Way AB behandlar personuppgifter om kontaktpersoner hos våra och våra kunders leverantörer och samarbetspartners. Det kan bland annat handla om följande uppgifter.

•  Namn,
• Adress, e-post och telefonnummer.

5 Hur länge sparar vi personuppgifter?

I avsnitten ovan redogörs för hur länge vi sparar dina personuppgifter och vilka gallringstider vi har för respektive behandling. Gallringstiderna varierar beroende på vår relation (till exempel om du är en hyresgäst, kontaktperson, bostads/lokalsökande eller leverantör/samarbetspartner) och i vilket avseende du haft kontakt med oss. Vissa uppgifter kan komma att sparas längre på grund av lagstadgade lagringstider eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Milfords Way AB och våra kunder har också en skyldighet enligt lag att spara underlag för bokföring, betalningar och transaktioner som bland annat omfattas av skattelagstiftningen.

6 Vilka kan vi komma att dela information med?

I de fall Milfords Way AB eller våra kunder använder externa parter för att hantera administration i verksamheten överlämnas uppgifter till dessa parter i nödvändig utsträckning och när det är erforderligt upprättas Underbiträdesavtal mellan Milfords Way AB och dessa parter. Personuppgiftsbiträdesavtal är upprättat mellan Milfords Way AB och bolagets kunder. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig, t.ex. genom att avtal innehåller de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

Milfords Way AB kan bland annat komma att lämna ut personuppgifter avseende

• Hyresadministration
•  IT-drift och -förvaltning (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).
• Inkasso (inkassoföretag för indrivande av utebliven betalning).
• Delgivning (delgivningsföretag som behöver personuppgifter om hyresgäst eller kontaktperson för att kunna delge varningar, uppsägningar eller andra meddelanden där mottagande kan behöva bevisas)
•  Revision (revisionsföretag)

Vi kan också komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Skatteverket, kommunen och Försäkringskassan när vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.

7 Den registrerades rättigheter

Du har rätt att en gång om året kostnadsfritt få information om behandlingen av dina personuppgifter (registerutdrag). En sådan begäran skickas till Milfords Way AB (se kontaktuppgifter www.milfordsway.se).

Du har rätt att begära begränsning av behandling, vilket innebär att uppgifterna i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse.

Dataportabilitet, vilket innebär att du i vissa fall har rätt att få ut dina personuppgifter i elektroniskt format och använda uppgifterna på annat håll. Detta gäller för uppgifter som du har tillhandahållit Milfords Way AB och som behandlas av oss med samtycke eller avtal som laglig grund.

Du kan också begära att personuppgifter rättas, raderas eller blockeras. Radering kan göras i fall där:

• Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.
• Behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket.
• Du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
•  Personuppgifterna har behandlats olagligt.

Om du upplever att dina rättigheter inte möts av Milfords Way AB eller någon av våra kunder har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen (se deras webbplats www.datainspektionen.se) rörande vår eller våra kunders behandling av dina personuppgifter.

Milfords Way AB maj 2018

Vi ber dig notera att denna personuppgiftspolicy kommer att uppdateras allt eftersom rättspraxis utvecklas och Datainspektionen ger ut riktlinjer. Kontrollera således att du tar del av den senaste versionen av policyn. Den senaste versionen finns alltid att ladda ner på vår webbplats www.milfordsway.se